Note
de service à l’intention
du sous-ministre John Knubley
du sous-ministre John Knubley
(Pour
information)
EXPÉDITEUR : Alexandre HOFFARTH, conseiller principal
DATE : 28/06/2013
Opportunités
d’améliorations dans la gestion des
personnes et de l’information à Industrie Canada (IC).
CONTEXTE
Depuis plusieurs années, des efforts ont été effectués au
niveau de la gestion, de l’évaluation et du rendement des programmes mis en
place au sein de l’administration publique fédérale. Si on se réfère au site du
Secrétariat du Trésor dans la catégorie dédiée à Industrie Canada, on peut y
lire : « Cette année encore, les commentaires formulés
par le Secrétariat du Conseil du Trésor sur la capacité d'Industrie Canada en
matière de gestion sont globalement positifs. L'évaluation a porté sur huit
composantes de gestion (CG) d'Industrie Canada et le ministère a obtenu quatre
cotes Fort et quatre cotes Acceptable. Le rendement du
ministère par rapport à l'évaluation précédente était globalement stable. Pour
trois CG, la cote obtenue par le ministère a progressé à Fort tandis
que sa cote pour une CG a diminué, Pour quatre CG ses cotes sont restées les
mêmes »[1].
Il est à préciser que lorsque les CG ont été évalués
durant la période 2011-2012, IC se trouvait dans un contexte opérationnel
difficile. Toutefois, certains grands projets ont été menés jusqu’à
l’aboutissement tels : les modifications apportées à la Loi sur le droit d’auteur, la mise en
œuvre stratégique sur l’économie numérique, la réponse du gouvernement au
rapport indépendant d’experts sur le soutien fédéral[2]. Il
est aussi précisé que l’examen des programmes et des politiques concernant
l’aérospatiale sera évalué pour la période 2012-2013.
CONSIDÉRATIONS
À la lecture de cet en-tête, nous pouvons en tirer qu’IC a
prospéré dans certains CG (gestion axée sur les résultats, vérification
interne, évaluation, gestion de la sécurité et gestion intégrée des risques).
Cependant, d’autres sont restés stables et c’est sur cela que le diagnostic va porter. Les CG qui ont reçu une côte
« acceptable », notamment sur la
gestion des personnes et la gestion
de l’information sont une priorité à laquelle nous devons nous pencher.
Si nous prenons les considérations de la gestion des personnes écrites sur le
site du conseil du trésor, il est indiqué que le groupe des EX aurait besoin de
plus de stabilité (dans une optique de leadership), mais aussi de confiance
dans la haute direction, ce qui est sûrement dû aux récentes restructurations
dans l’administration publique fédérale. Le plus important est d’optimiser le
rendement par le développement de mécanismes efficaces. L’autre point est qu’IC
doit rassurer l’ensemble du personnel sur l’évolution des ressources
disponibles. C’est un point important, d’actualité, qui a un impact grandissant
sur le moral des employés. L’aspect positif est l’investissement qui a été
effectué dans le groupe des EX afin de stabiliser le roulement du personnel,
mais aussi les opportunités d’avancement de carrière et de perfectionnement[3].
Pour ce qui a trait à la gestion de l’information, les
points diagnostiqués sont le plus souvent de créer une base de données
structurée et utilisable. C’est aussi le cas pour la conservation des données
recueillies par IC. Le calendrier de la gestion de conservation et
d’élimination n’est pas encore défini.
De même, il sera essentiel de travailler sur les
pratiques de la gestion de l’information (GI ; 12.3)[4]. IC
n’a pas encore structuré tout son inventaire électronique, ainsi que
l’organisation de toutes ses pratiques. Elle a certes accompli partiellement
cet objectif, mais tout cela n’est pas appliqué de façon uniforme.
RECOMMANDATIONS
En tant que conseiller principal du secteur de la
planification stratégique, je me dois de vous recommander deux axes sur
lesquels nous devrions travailler. Bien évidemment, tel qu’il a été précisé
dans le diagnostic, le premier sur lequel nous devons mettre notre attention est
la gestion
des personnes ainsi que la gestion de
l’information. Appuyées par le diagnostic révélé précédemment, voici
quelques opportunités et recommandations qui pourraient être appliquées.
Pour cela, nous devrions suivre un plan qui
s’effectuerait en 3 étapes. Tout d’abord, il serait important que le secteur de
la planification stratégique développe un portefeuille d’indicateurs plus
équilibré et complet. Les indicateurs ainsi développés auront ainsi la force de
bien mesurer ce qui fait défaut et ainsi contribuer à trouver des solutions
d’améliorations. Dans ce sens, l’uniformisation des pratiques, ainsi que de
leur évaluation, sera une possibilité de réaliser les opportunités souhaitées
dans ces deux points.
Ensuite, il est impératif de consulter tous les employés sur
les possibilités d’améliorations qu’ils ont eux-mêmes identifiés. Certes, ils
l’ont été par le passé, mais je crois qu’au vu du climat actuel, ce serait
nécessaire de le refaire. Ce serait aussi un moyen d’établir un lien de
confiance en impliquant des employés dans ce processus de réflexion et
d’amélioration du service. L’idée serait de développer une carte stratégique
pour présenter les enjeux cruciaux, mais aussi la place de chacun dans
l’organisation, est d’impliquer le maximum de personnes. Le principal est que les
employés adhèrent à la vision que nous voulons développer.
Finalement, le but serait de créer un tableau de bord
équilibré, mais celui-ci devra être utilisé et se rendre utile en étant
présenté, expliqué puis accessible à tous. Donc, il ne serait pas transmis
qu’au groupe des EX, mais aussi à tout le personnel afin qu’il sache exactement
ce qu’est l’organisation, ses processus et ses objectifs, mais aussi la place
que chacun occupe dans le développement et le rayonnement de l’organisation.
Le second axe est l’effet en termes d’image positive et
inspirante que ces recommandations pourraient avoir sur les fonctionnaires
d’Industrie Canada ainsi que sur l’opinion des citoyens canadiens vis-à-vis du
ministère.
La mise en place de ces recommandations pourrait avoir un
impact sur les services axés sur les citoyens, qui n’a pas été mesuré pour le
CRG 2011-2012[5].
Comme vous le savez, les tendances actuelles vont beaucoup à la qualité du
service à la clientèle. Un ministère comme Industrie Canada est essentiel pour
les besoins de la population, notamment les citoyens qui veulent contribuer à enrichir
le Canada par la création d’entreprises. En donnant l’exemple, nous motiverons
certainement de futurs entrepreneurs à se lancer, puis nous stimulerons les
chefs d’entreprises et les travailleurs déjà en emploi, le tout en affichant
une image exemplaire de bonnes pratiques et de soutien à la population
canadienne.
De ces faits, je vous prie M.
Knubley, de prendre en considération les points que j’ai apportés dans cette
note. Je vous remercie également de l’attention que vous portez à
l’amélioration des processus de gestion du secteur de la planification
stratégique d’Industrie Canada.
Alexandre
HOFFARTH
Conseiller
principal
[3] http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/assessments-evaluations/2011/dus/dus-fra.asp (10.
Gestion des personnes)
[4] http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/assessments-evaluations/2011/dus/dus-fra.asp (12. Gestion de l’information)
[5] http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/assessments-evaluations/2011/dus/dus-fra.asp (4. Services axés sur les citoyens)
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